Oprogramowanie do komunikacji dla producentów i dystrybucji B2B

Przyjmuj zapytania ofertowe, odpowiadaj na pytania o zamówienia i terminy realizacji, obsługuj reklamacje gwarancyjne i wspieraj dealerów z jednego miejsca pracy, z pełną historią konta.

Wypróbuj za darmo przez 30 dni Umów demo

Dwoje pracowników firmy produkcyjnej przegląda rysunek techniczny na stole, w tle za szybą widoczna hala produkcyjna

Dlaczego RolChat

Od archeologii skrzynki mailowej do jednego miejsca pracy

Codzienne problemy producentów i dystrybutorów B2B - i to, co się zmienia, gdy RolChat prowadzi rozmowy z klientami.

Przed RolChat

Zapytania ofertowe trafiają do prywatnej skrzynki i utykają, gdy dana osoba jest nieobecna
Na pytania o zamówienia i terminy realizacji odpowiada ten, kto akurat odbierze
Reklamacje gwarancyjne wędrują w załącznikach e-maili, a ich status nikt nie może sprawdzić
Dealerzy i dystrybutorzy co tydzień zadają te same pytania techniczne
Nikt nie potrafi powiedzieć, jak długo klient czekał na odpowiedź

Z RolChat

Zapytania ofertowe z właścicielemZapytania RFQ ze strony internetowej, e-maila i formularza internetowego trafiają do jednej kolejki, są kierowane według linii produktowej lub terytorium i od pierwszej minuty mają określony docelowy czas odpowiedzi.
Jeden wątek na kontoKażda wiadomość, oferta i notatka znajduje się w kartotece firmy, dzięki czemu kolega zastępujący kogoś na urlopie widzi całą historię zamiast zgadywać.
Reklamacje gwarancyjne, które można śledzićKażda reklamacja staje się zgłoszeniem z właścicielem i licznikiem SLA, a klient jest informowany na kanale, którego użył.
Baza wiedzy, z której partnerzy faktycznie korzystająSpecyfikacje, informacje o kompatybilności, instrukcje instalacji i dokumenty procesowe znajdują się we własnym markowym centrum pomocy, dzięki czemu dealerzy sami odpowiadają sobie na powtarzające się pytania.
Mierzona obsługa, nie wrażeniaCzas odpowiedzi, rozwiązywanie zgłoszeń, wskaźnik ponownych otwarć i obciążenie pracą są raportowane w podziale na konto, linię produktową, kanał i zespół.

W praktyce

Jak producenci i dystrybutorzy korzystają z RolChat

Obsługa klienta B2B to długa relacja przerywana krótkimi, pilnymi pytaniami: gdzie jest zamówienie, czy ta część pasuje, jaki jest termin realizacji, czy można wycenić 400 sztuk. Te pytania przychodzą e-mailem, telefonicznie i coraz częściej przez WhatsApp, a zwykle trafiają do jednej konkretnej osoby. RolChat umieszcza pisemne zapytania we wspólnym miejscu pracy wraz z załączoną historią konta, dzięki czemu odpowiedź nie zależy już od tego, który kolega akurat siedzi przy biurku.

Zapytania RFQ i ofertoweZbieraj specyfikację, ilość, tolerancję i termin w jednym formularzu lub rozmowie, kieruj według linii produktowej i utrzymuj wątek oferty na koncie.
Status zamówienia i terminy realizacjiOdpowiadaj na pytania o dostawę i terminy realizacji za pomocą zapisanych odpowiedzi i eskaluj do planowania produkcji, gdy termin musi się zmienić.
Pytania techniczne i o kompatybilnośćKieruj klientów do właściwej specyfikacji za pomocą zatwierdzonych artykułów i przechowuj rysunki oraz karty katalogowe w jednym miejscu.

Kreator formularza zapytania ofertowego z polami powiązanymi z kontaktem i firmą w CRM oraz podglądem na żywo - RolChat dla producentów

Za kulisami

Zaprojektowane pod procesy kont B2B

CRM przechowuje firmy, kontakty i otwarte transakcje obok rozmowy, dzięki czemu wątek oferty pokazuje, do jakiego konta należy. Kierowanie rozdziela sprzedaż, obsługę, gwarancje i wsparcie techniczne, liczniki SLA utrzymują kluczowe konta w uzgodnionym oknie odpowiedzi, a baza wiedzy z zapisanymi odpowiedziami daje każdemu nowemu dealerowi te same odpowiedzi wdrożeniowe. Raportowanie pokazuje, które konta zużywają najwięcej czasu obsługi i gdzie odpowiedzi są najwolniejsze.

Kontekst konta i transakcjiFirmy, kontakty, transakcje i wcześniejsze zamówienia znajdują się obok rozmowy, bez przełączania się do innego systemu.
SLA dla kluczowych kontUstaw docelowe czasy odpowiedzi dla konta lub poziomu kontraktu, z przypomnieniami i eskalacją przed przekroczeniem celu.
Wdrażanie partnerówArtykuły bazy wiedzy i zapisane odpowiedzi prowadzą nowego dealera lub dystrybutora przez dokumenty, dostęp i materiały szkoleniowe, a strona rezerwacji ustawia pierwszą rozmowę podsumowującą.

Lista transakcji B2B od zapytania ofertowego do zamówienia z dystrybutorami, kwotami w kilku walutach i opiekunami - RolChat dla producentów i dystrybutorów

Codzienne procesy

Czym zajmują się na co dzień zespoły produkcyjne i B2B

Rozmowy dotyczące kont, do prowadzenia których został zaprojektowany RolChat - od pierwszego RFQ po gwarancję.

Oferty i zapytania RFQ

Pytania o status zamówienia

Aktualizacje terminów realizacji i zaległych zamówień

Specyfikacje techniczne

Pytania o kompatybilność części

Reklamacje gwarancyjne

Zwroty i RMA

Zapytania o części zamienne

Wsparcie dla dealerów i dystrybutorów

Wdrażanie nowych kont

Reklamacje i problemy z jakością

Wsparcie wielojęzyczne

Najczęściej zadawane pytania

Czy RolChat można wykorzystać jako oprogramowanie CRM dla produkcji?

Tak. Firmy, kontakty, transakcje i historia rozmów znajdują się w jednym miejscu pracy, dzięki czemu wątek oferty, zgłoszenie serwisowe i wiadomość WhatsApp dotyczące tego samego konta znajdują się w tej samej kartotece.

Jak RolChat obsługuje zarządzanie zapytaniami RFQ?

Zapytania ofertowe trafiają do tej samej kolejki niezależnie od tego, czy pochodzą z formularza, skrzynki mailowej czy okna czatu, są kierowane według linii produktowej lub terytorium, mają docelowy czas odpowiedzi i pozostają przypisane do konta aż do zamknięcia oferty.

Czy możemy obsługiwać reklamacje gwarancyjne w RolChat?

Tak. Reklamacja staje się zgłoszeniem z właścicielem, statusem i licznikiem SLA. Klient jest informowany na kanale, którego użył, a raportowanie pokazuje, ile czasu zajmują reklamacje w podziale na linię produktową.

Czy RolChat zastępuje nasz system ERP?

Nie. Planowanie produkcji, stany magazynowe, fakturowanie i zapisy zamówień pozostają w Twoim systemie ERP. RolChat obsługuje warstwę komunikacji obok niego i zachowuje pełną historię tego, o co pytano i co odpowiedziano.

Jak dealerzy i dystrybutorzy otrzymują wsparcie?

Daj partnerom własny kanał i kolejkę, publikuj specyfikacje i dokumenty procesowe w markowym centrum pomocy oraz kieruj rozmowy z partnerami do zespołu odpowiedzialnego za dane terytorium.

Czy RolChat pomaga we wdrażaniu klientów B2B?

Tak. Zautomatyzowane sekwencje prowadzą nowe konto przez dokumenty, dostęp, materiały szkoleniowe i pierwsze spotkanie kontrolne, a każdy krok jest widoczny w tej samej skrzynce co reszta relacji.

Które kanały mogą połączyć zespoły B2B?

Czat internetowy, e-mail, SMS, WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Instagram i formularze internetowe trafiają do tej samej skrzynki z jedną historią konta. Połączenia telefoniczne dołączą po uruchomieniu telefonii.

Czy możemy ustawić różne cele czasu odpowiedzi dla kluczowych kont?

Tak. Cele SLA można ustawić dla konta lub poziomu kontraktu, z przypomnieniami i regułami eskalacji uruchamianymi przed przekroczeniem celu.

Czy to rozwiązanie nadaje się dla małego producenta?

Tak. Zacznij od wspólnej skrzynki dla e-maili sprzedażowych i serwisowych, dodaj widżet czatu i bazę wiedzy, a następnie wprowadzaj AI, automatyzację i raportowanie w miarę wzrostu wolumenu.

Więcej o RolChat dla produkcji i B2B

Czytaj więcej o produkcji

RolChat to oprogramowanie do obsługi klienta dla producentów, dostawców przemysłowych, hurtowni i dystrybutorów B2B: jedno miejsce pracy dla zapytań ofertowych, statusu zamówień, pytań technicznych, reklamacji gwarancyjnych, części zamiennych i wsparcia dealerów w czacie internetowym, e-mailu, SMS, WhatsApp, Telegramie i formularzach internetowych, z kartoteką firmy obok każdej rozmowy.

Obsługa B2B załamuje się w specyficzny sposób. Relacja jest długa, wolumen na konto jest niski, a wiedza spoczywa w rękach jednej osoby, więc gdy tylko ta osoba jedzie na urlop, klient czeka. Wspólna skrzynka z kontekstem konta rozwiązuje ten strukturalny problem: kierowanie nadaje każdemu zapytaniu RFQ, pytaniu o zamówienie, reklamacji i skardze właściciela, historia jest widoczna dla całego zespołu, a kolega może odpowiedzieć bez spotkania przekazującego.

Zarządzanie zapytaniami RFQ to kolejka kluczowa dla przychodów. Zapytania ofertowe napływają ze strony internetowej, e-maila i formularzy internetowych, a każde zawiera specyfikację i termin. RolChat kieruje je według linii produktowej lub terytorium, uruchamia licznik czasu odpowiedzi od pierwszej minuty i utrzymuje cały wątek oferty przypisany do kartoteki firmy, dzięki czemu kontynuacja trzy tygodnie później zaczyna się od pierwotnego wymagania, a nie od przeszukiwania skrzynki mailowej.

Reklamacje gwarancyjne i zwroty potrzebują statusu, który ktoś może sprawdzić. Zamiana reklamacji w zgłoszenie nadaje jej właściciela, etap, cel SLA i status, który klient może sprawdzić, a klient jest informowany na kanale, którego użył do zgłoszenia. Raportowanie pokazuje wówczas wolumen reklamacji i czas obsługi w podziale na linię produktową, co zmienia serwis posprzedażowy z kosztu, którego nikt nie mierzy, w liczbę, na której może pracować dział jakości.

Dealerzy i dystrybutorzy wielokrotnie zadają te same pytania techniczne - i właśnie do tego służy baza wiedzy. Specyfikacje, informacje o kompatybilności, instrukcje instalacji i dokumenty procesowe znajdują się w markowym centrum pomocy na Twojej własnej domenie, w językach, którymi faktycznie posługują się Twoi partnerzy, a asystent AI odpowiada w czacie na podstawie tej samej zatwierdzonej treści. Wdrażanie partnerów przebiega jako zautomatyzowana sekwencja, a nie lista kontrolna w czyjejś głowie.

RolChat obejmuje warstwę komunikacji w produkcji i dystrybucji B2B: przyjmowanie zgłoszeń wielokanałowych, kontekst konta, odpowiedzi AI, obsługę zgłoszeń z SLA, automatyzację, bazę wiedzy i raportowanie. Uzupełnia Twój system ERP i systemy produkcyjne, zamiast je zastępować.