Programvara för kommunikation inom tillverkning och B2B-distribution

Ta emot offertförfrågningar, besvara frågor om order och leveranstider, hantera garantiärenden och supporta återförsäljare - allt från en arbetsyta med fullständig kontohistorik.

Prova gratis i 30 dagar Boka en demo

Två kollegor på en tillverkare går igenom en teknisk ritning vid ett bord, med produktionsgolvet synligt bakom glaset

Varför RolChat

Från mejlarkeologi till en enda arbetsyta

De vardagliga problem som tillverkare och B2B-distributörer möter, och vad som förändras när RolChat driver era kundsamtal.

Före RolChat

Offertförfrågningar hamnar i en persons privata inkorg och stannar av när personen är borta
Frågor om order och leveranstider besvaras av vem som än råkar svara
Garantiärenden vandrar genom e-postbilagor utan någon status som går att kontrollera
Återförsäljare och distributörer ställer samma tekniska frågor varje vecka
Ingen kan säga hur länge en kund fick vänta på svar

Med RolChat

Offertförfrågningar med en ansvarigOffertförfrågningar från webbplatsen, e-post och ett webbformulär hamnar i en gemensam kö, dirigeras efter produktlinje eller region och får ett svarsmål från första minuten.
En tråd per kontoVarje meddelande, offert och anteckning ligger på företagets kontopost, så en kollega som täcker upp under semestern ser hela historiken i stället för att gissa.
Garantiärenden som går att följaVarje garantianspråk blir ett ärende med en ansvarig och en SLA-timer, och kunden uppdateras via den kanal de själva använde.
En kunskapsbank som partners faktiskt använderSpecifikationer, kompatibilitetsanteckningar, installationsguider och processdokument finns i ert eget varumärkta hjälpcenter, så återförsäljare kan själva svara på återkommande frågor.
Mätt service, inte magkänslaSvarstid, lösningsgrad, återöppningsfrekvens och arbetsbelastning rapporteras per konto, produktlinje, kanal och team.

I praktiken

Så här använder tillverkare och distributörer RolChat

B2B-kundservice är en långsiktig relation som avbryts av korta, brådskande frågor: var är ordern, passar den här delen, vad är leveranstiden, kan ni offerera 400 enheter. De frågorna kommer via e-post, telefon och alltmer via WhatsApp, och de når oftast en namngiven person. RolChat samlar de skriftliga frågorna i en delad arbetsyta med kontohistoriken bifogad, så svaret inte längre beror på vilken kollega som råkar sitta vid sitt skrivbord.

RFQ och offertförfrågningarFånga specifikation, kvantitet, tolerans och deadline i ett formulär eller en konversation, dirigera efter produktlinje och håll offerttråden kvar på kontot.
Orderstatus och leveranstiderBesvara leverans- och leveranstidsfrågor med sparade svar, och eskalera till produktionsplaneringen när ett datum måste ändras.
Tekniska frågor och kompatibilitetsfrågorHänvisa kunder till rätt specifikation med godkända artiklar, och håll ritningar och datablad samlade på ett ställe.

En byggare för offertförfrågningar med fält kopplade till CRM-kontakten och företaget, samt en liveförhandsvisning - RolChat för tillverkare

Under huven

Byggt för B2B-kontoflöden

CRM:et samlar företag, kontakter och öppna affärer intill konversationen, så en offerttråd visar vilket konto den tillhör. Dirigering skiljer försäljning, service, garanti och teknisk support åt, SLA-timers håller nyckelkonton inom sitt avtalade svarsfönster, och en kunskapsbas med sparade svar ger varje ny återförsäljare samma svar under introduktionen. Rapportering visar vilka konton som tar mest servicetid och var svaren tar längst tid.

Konto- och affärskontextFöretag, kontakter, affärer och tidigare order ligger intill konversationen, utan att byta till ett annat system.
SLA för nyckelkontonSätt svarsmål per konto eller avtalsnivå, med påminnelser och eskalering innan ett mål missas.
Introduktion av partnersArtiklar i kunskapsbasen och sparade svar leder en ny återförsäljare eller distributör genom dokument, åtkomst och utbildningsmaterial, och en bokningssida ordnar det första uppföljningssamtalet.

En B2B-affärslista från offertförfrågan till order med distributörer, belopp i flera valutor och ansvariga - RolChat för tillverkare och distributörer

Vardagliga arbetsflöden

Vad tillverknings- och B2B-team hanterar varje dag

De kontosamtal som RolChat är byggt för att bära, från första offertförfrågan till garanti.

Offert- och RFQ-förfrågningar

Frågor om orderstatus

Uppdateringar om leveranstid och restorder

Tekniska specifikationer

Frågor om delkompatibilitet

Garantiärenden

Returer och RMA

Reservdelsförfrågningar

Support för återförsäljare och distributörer

Introduktion av nya konton

Klagomål och kvalitetsfrågor

Flerspråkig support

Vanliga frågor

Kan RolChat användas som CRM-programvara för tillverkning?

Ja. Företag, kontakter, affärer och konversationshistorik finns i en arbetsyta, så en offerttråd, ett serviceärende och ett WhatsApp-meddelande om samma konto ligger alla på samma post.

Hur hanterar RolChat RFQ-hantering?

Offertförfrågningar hamnar i samma kö oavsett om de kommer från ett formulär, en inkorg eller ett chattfönster, dirigeras efter produktlinje eller region, får ett svarsmål och förblir kopplade till kontot tills offerten är avslutad.

Kan vi hantera garantiärenden i RolChat?

Ja. Ett garantianspråk blir ett ärende med en ansvarig, en status och en SLA-timer. Kunden uppdateras via den kanal de själva använde, och rapporteringen visar hur lång tid ärenden tar per produktlinje.

Ersätter RolChat vårt affärssystem?

Nej. Produktionsplanering, lager, fakturering och orderregister ligger kvar i ert affärssystem. RolChat sköter konversationslagret vid sidan av och håller hela historiken över vad som frågats och besvarats.

Hur får återförsäljare och distributörer support?

Ge partners en egen kanal och kö, publicera specifikationer och processdokument i ett varumärkt hjälpcenter, och dirigera partnerkonversationer till det team som ansvarar för den regionen.

Kan RolChat hjälpa till med introduktion av B2B-kunder?

Ja. Automatiserade sekvenser tar ett nytt konto genom dokument, åtkomst, utbildningsmaterial och ett första avstämningssamtal, med varje steg synligt i samma inkorg som resten av relationen.

Vilka kanaler kan B2B-team koppla på?

Webbchatt, e-post, SMS, WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Instagram och webbformulär hamnar alla i samma inkorg med en gemensam kontohistorik. Telefonsamtal tillkommer när telefonin lanseras.

Kan vi sätta olika svarsmål för nyckelkonton?

Ja. SLA-mål kan sättas per konto eller avtalsnivå, med påminnelser och eskaleringsregler som utlöses innan ett mål missas.

Passar det här för en mindre tillverkare?

Ja. Börja med en delad inkorg för försäljnings- och service-e-post, lägg till en chattwidget och kunskapsbank, och ta sedan in AI, automatisering och rapportering allteftersom volymen växer.

Mer om RolChat för tillverkning och B2B

Läs mer om tillverkning

RolChat är kundserviceprogramvara för tillverkning riktad till producenter, industrileverantörer, grossister och B2B-distributörer: en arbetsyta för offertförfrågningar, orderstatus, tekniska frågor, garantiärenden, reservdelar och återförsäljarsupport över webbchatt, e-post, SMS, WhatsApp, Telegram och webbformulär, med företagsposten intill varje konversation.

B2B-service brister på ett specifikt sätt. Relationen är långsiktig, volymen per konto är låg och kunskapen finns hos en enda person, så så fort den personen är på semester får kunden vänta. En delad inkorg med kontokontext löser den strukturella delen: dirigering ger varje offertförfrågan, orderfråga, ärende och klagomål en ansvarig, historiken är synlig för hela teamet, och en kollega kan svara utan ett överlämningsmöte.

RFQ-hantering är den intäktskritiska kön. Offertförfrågningar kommer från webbplatsen, e-post och webbformulär, och varje förfrågan har en specifikation och en deadline. RolChat dirigerar dem efter produktlinje eller region, startar en svarstimer från första minuten och håller hela offerttråden kopplad till företagsposten, så en uppföljning tre veckor senare öppnas med det ursprungliga kravet i stället för en genomsökning av en inkorg.

Garantiärenden och returer behöver en status som går att kontrollera. Att göra om ett ärende till ett supportärende ger det en ansvarig, ett skede, ett SLA-mål och en status som kunden kan följa, och kunden uppdateras via den kanal de använde för att anmäla ärendet. Rapporteringen visar sedan ärendevolym och handläggningstid per produktlinje, vilket förvandlar eftermarknad från en kostnad ingen mäter till en siffra kvalitetsteamet kan arbeta med.

Återförsäljare och distributörer ställer samma tekniska frågor gång på gång, vilket är precis vad en kunskapsbank är till för. Specifikationer, kompatibilitetsanteckningar, installationsanvisningar och processdokument finns i ett varumärkt hjälpcenter på er egen domän, på de språk era partners faktiskt arbetar på, och AI-assistenten svarar utifrån samma godkända innehåll i chatten. Partnerintroduktion körs som en automatiserad sekvens i stället för en checklista i någons huvud.

RolChat täcker konversationsdelen inom tillverkning och B2B-distribution: omnikanal-intag, kontokontext, AI-svar, ärendehantering med SLA, automatisering, kunskapsbank och rapportering. Det kompletterar ert affärssystem och era produktionssystem i stället för att ersätta dem.