Software voor communicatie in productie en B2B-distributie
Behandel offerteaanvragen, beantwoord vragen over orders en levertijden, verwerk garantieclaims en ondersteun dealers vanuit één werkruimte met volledige accountgeschiedenis.
Van mailboxarcheologie naar één werkruimte
De dagelijkse problemen waar producenten en B2B-distributeurs mee te maken hebben, en wat er verandert zodra RolChat uw klantgesprekken beheert.
- Offerteaanvragen komen binnen in een persoonlijke mailbox en blijven liggen zodra die persoon afwezig is
- Vragen over orders en levertijden worden beantwoord door wie de telefoon toevallig opneemt
- Garantieclaims gaan via e-mailbijlagen zonder status die iemand kan controleren
- Dealers en distributeurs stellen elke week dezelfde technische vragen
- Niemand kan zeggen hoe lang een klant op een antwoord heeft gewacht
- Offerteaanvragen met een eigenaarRFQ's van de website, e-mail en een webformulier komen in één wachtrij terecht, worden gerouteerd per productlijn of regio en krijgen vanaf de eerste minuut een reactiedoel.
- Eén gespreksdraad per accountElk bericht, elke offerte en notitie staat op het bedrijfsdossier, zodat een collega die een vakantie opvangt de volledige geschiedenis ziet in plaats van te gokken.
- Garantieclaims die te volgen zijnElke claim wordt een ticket met een eigenaar en een SLA-timer, en de klant wordt op het gebruikte kanaal op de hoogte gehouden.
- Een kennisbank die partners echt gebruikenSpecificaties, compatibiliteitsnotities, installatiehandleidingen en procesdocumenten staan in uw eigen helpcentrum met uw eigen huisstijl, zodat dealers de terugkerende vragen zelf kunnen afhandelen.
- Gemeten service, geen indrukkenReactietijd, oplossingsgraad, heropeningspercentage en werklast worden gerapporteerd per account, productlijn, kanaal en team.
Hoe producenten en distributeurs RolChat gebruiken
B2B-klantenservice is een langdurige relatie die wordt onderbroken door korte, dringende vragen: waar is de order, past dit onderdeel, wat is de levertijd, kunt u 400 stuks offreren. Die vragen komen binnen via e-mail, telefoon en steeds vaker WhatsApp, en bereiken meestal één met naam genoemde persoon. RolChat plaatst de schriftelijke vragen in een gedeelde werkruimte met de accountgeschiedenis erbij, zodat het antwoord niet langer afhangt van welke collega toevallig aan zijn bureau zit.
- RFQ's en offerteaanvragenLeg de specificatie, hoeveelheid, tolerantie en deadline vast in één formulier of gesprek, routeer per productlijn en houd de offertethread bij het account.
- Orderstatus en levertijdenBeantwoord vragen over levering en levertijd met opgeslagen antwoorden, en escaleer naar productieplanning wanneer een datum moet wijzigen.
- Technische en compatibiliteitsvragenVerwijs klanten naar de juiste specificatie met goedgekeurde artikelen, en bewaar tekeningen en datasheets op één plek.
Gebouwd voor B2B-accountworkflows
Het CRM bevat bedrijven, contacten en openstaande deals naast het gesprek, zodat een offertethread het bijbehorende account toont. Routering splitst verkoop, service, garantie en technische ondersteuning, SLA-timers houden belangrijke accounts binnen hun afgesproken reactievenster, en een kennisbank met opgeslagen antwoorden geeft elke nieuwe dealer dezelfde onboardingantwoorden. Rapportage toont welke accounts de meeste servicetijd verbruiken en waar antwoorden het traagst zijn.
- Account- en dealcontextBedrijven, contacten, deals en eerdere orders staan naast het gesprek, zonder over te schakelen naar een ander systeem.
- SLA voor belangrijke accountsStel reactiedoelen in per account of contracttier, met herinneringen en escalatie voordat een doel wordt gemist.
- Onboarding van partnersKennisbankartikelen en opgeslagen antwoorden leiden een nieuwe dealer of distributeur door documenten, toegang en trainingsmateriaal, en een boekingspagina regelt het eerste evaluatiegesprek.
Wat productie- en B2B-teams elke dag behandelen
De accountgesprekken waarvoor RolChat is gebouwd, van eerste RFQ tot garantie.
Veelgestelde vragen
Kan RolChat worden gebruikt als CRM-software voor de productiesector?
Ja. Bedrijven, contacten, deals en gespreksgeschiedenis staan in één werkruimte, zodat een offertethread, een serviceticket en een WhatsApp-bericht over hetzelfde account allemaal op hetzelfde dossier staan.
Hoe gaat RolChat om met RFQ-beheer?
Offerteaanvragen komen in dezelfde wachtrij terecht, of ze nu via een formulier, een postvak IN of een chatvenster binnenkomen, worden gerouteerd per productlijn of regio, krijgen een reactiedoel en blijven aan het account gekoppeld totdat de offerte is afgerond.
Kunnen we garantieclaims verwerken in RolChat?
Ja. Een claim wordt een ticket met een eigenaar, een status en een SLA-timer. De klant wordt op het gebruikte kanaal op de hoogte gehouden, en rapportage toont hoe lang claims duren per productlijn.
Vervangt RolChat ons ERP?
Nee. Productieplanning, voorraad, facturatie en orderdossiers blijven in uw ERP. RolChat beheert de gesprekslaag ernaast en houdt de volledige geschiedenis bij van wat er is gevraagd en beantwoord.
Hoe krijgen dealers en distributeurs ondersteuning?
Geef partners hun eigen kanaal en wachtrij, publiceer specificaties en procesdocumenten in een helpcentrum met uw huisstijl, en routeer partnergesprekken naar het team dat die regio beheert.
Kan RolChat helpen bij de onboarding van B2B-klanten?
Ja. Geautomatiseerde reeksen leiden een nieuw account door documenten, toegang, trainingsmateriaal en een eerste check-in, waarbij elke stap zichtbaar is in hetzelfde postvak IN als de rest van de relatie.
Welke kanalen kunnen B2B-teams koppelen?
Webchat, e-mail, sms, WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Instagram en webformulieren komen allemaal in hetzelfde postvak IN terecht met één accountgeschiedenis. Telefoongesprekken komen erbij zodra telefonie live gaat.
Kunnen we verschillende reactiedoelen instellen voor belangrijke accounts?
Ja. SLA-doelen kunnen per account of contracttier worden ingesteld, met herinneringen en escalatieregels die afgaan voordat een doel wordt gemist.
Is dit geschikt voor een kleine producent?
Ja. Begin met een gedeeld postvak voor verkoop- en service-e-mail, voeg een chatwidget en kennisbank toe, en breid vervolgens uit met AI, automatisering en rapportage naarmate het volume groeit.
Meer over RolChat voor productie en B2B
Lees meer over productie
RolChat is software voor klantenservice in de productie voor producenten, industriële leveranciers, groothandels en B2B-distributeurs: één werkruimte voor offerteaanvragen, orderstatus, technische vragen, garantieclaims, reserveonderdelen en dealerondersteuning via webchat, e-mail, sms, WhatsApp, Telegram en webformulieren, met het bedrijfsdossier naast elk gesprek.
B2B-service loopt op een specifieke manier vast. De relatie is langdurig, het volume per account is laag en de kennis zit bij één persoon, dus zodra die persoon op vakantie is, moet de klant wachten. Een gedeeld postvak met accountcontext lost het structurele deel op: routering geeft elke RFQ, ordervraag, claim en klacht een eigenaar, de geschiedenis is zichtbaar voor het hele team, en een collega kan antwoorden zonder overdrachtsoverleg.
RFQ-beheer is de omzetkritische wachtrij. Offerteaanvragen komen binnen via de website, e-mail en webformulieren, en elke aanvraag bevat een specificatie en een deadline. RolChat routeert ze per productlijn of regio, start een reactietimer vanaf de eerste minuut en houdt de volledige offertethread aan het bedrijfsdossier gekoppeld, zodat een opvolging drie weken later opent met de oorspronkelijke vereiste in plaats van een zoektocht door een mailbox.
Garantieclaims en retouren hebben een status nodig die iemand kan controleren. Door een claim om te zetten in een ticket krijgt deze een eigenaar, een fase, een SLA-doel en een status die de klant kan controleren, en de klant wordt op de hoogte gehouden via het kanaal waarop de claim is gemeld. Rapportage toont vervolgens het claimvolume en de afhandeltijd per productlijn, waardoor aftersales verandert van een kostenpost die niemand meet in een cijfer waarmee het kwaliteitsteam kan werken.
Dealers en distributeurs stellen herhaaldelijk dezelfde technische vragen, en daar is een kennisbank voor bedoeld. Specificaties, compatibiliteitsnotities, installatie-instructies en procesdocumenten staan in een helpcentrum met uw huisstijl op uw eigen domein, in de talen die uw partners daadwerkelijk gebruiken, en de AI-assistent beantwoordt vragen in de chat vanuit diezelfde goedgekeurde content. Onboarding van partners verloopt als een geautomatiseerde reeks in plaats van een checklist in iemands hoofd.
RolChat dekt de gesprekskant van productie en B2B-distributie: omnichannel-intake, accountcontext, AI-antwoorden, ticketing met SLA, automatisering, kennisbank en rapportage. Het vult uw ERP en productiesystemen aan in plaats van ze te vervangen.
Andere industrieën
Ecommerce
Elke vraag over een bestelling, retour of pre-sale chat in één werkruimte, met volledige klant- en bestelcontext.
SaaS
Help gebruikers activeren, onboarden en succesvol blijven met chat, in-app berichten, e-mail en AI in één postvak IN.
Vastgoed
Leg vastgoedvragen snel vast en beantwoord ze met chat, messengers, terugbelverzoeken en volledige leadcontext in één postvak IN.
Gezondheidszorg
Behandel afsprakenaanvragen, herinneringen en patiëntvragen via chat, sms en e-mail met privacybewuste routering.
Onderwijs
Beantwoord vragen over toelating, inschrijving en studentenondersteuning met chat, AI en een gedeelde kennisbank.
Financiële dienstverlening
Ondersteun vragen over rekeningen, aanvragen en onboarding met gecontroleerde toegang en duidelijke audittrails.
Reizen en horeca
Beheer gesprekken over boekingen, wijzigingen en gastverzoeken via elk kanaal met meertalige ondersteuning.
Professionele dienstverlening
Beheer klantverzoeken, accountgeschiedenis en opvolging via chat, e-mail en messengers in één werkruimte.
Breng B2B-klantenservice samen in één werkruimte
Installeer RolChat op uw website, koppel uw kanalen en behandel elk accountgesprek op één plek.